« On nous demande une GPEC, mais personne ne sait vraiment par où commencer. » Cette phrase, je l’entends régulièrement en début de mission, souvent au moment où l’entreprise s’apprête à choisir ou à faire évoluer son SIRH (Système d’Information des Ressources Humaines). La GPEC fait peur parce qu’elle sonne administrative. En réalité, c’est une idée très simple, et on peut la démarrer petit. Voici la définition, les étapes, et ce que l’outil change vraiment.
GPEC : la définition simple
GPEC signifie Gestion Prévisionnelle des Emplois et des Compétences. Derrière ce nom, une question toute simple : de quelles compétences aurons-nous besoin demain, et où en sommes-nous aujourd’hui ?
Prenez l’image d’un équipage qui prépare une traversée. Avant de partir, on vérifie qui sait faire quoi à bord, on regarde la route à venir, puis on décide qui former, qui recruter et qui faire évoluer. La GPEC, c’est cette préparation, appliquée aux métiers de l’entreprise.
Un point de vocabulaire utile : depuis les ordonnances de 2017, le Code du travail parle plutôt de GEPP (Gestion des Emplois et des Parcours Professionnels). Dans la pratique, les deux sigles désignent la même démarche, et GPEC reste le terme que les équipes utilisent le plus.
Ce que la loi prévoit
La GPEC n’est pas qu’un bon réflexe de gestion : elle s’inscrit dans le cadre de la négociation obligatoire en entreprise, prévue par le Code du travail (articles L2242-1 et suivants). Les entreprises d’au moins 300 salariés ont l’obligation d’engager une négociation sur la gestion des emplois et des parcours professionnels. En dessous de ce seuil, rien n’est imposé, mais la démarche reste utile, surtout quand un métier se transforme ou qu’un départ à la retraite fragilise une équipe. Avant de bâtir votre dispositif, vérifiez les règles applicables à votre situation (taille, branche, accords existants) auprès de votre juriste ou des textes officiels.
Les quatre étapes d’une GPEC, sans jargon
- Cartographier les emplois et les compétences actuels. Une liste des métiers de l’entreprise, avec pour chacun les compétences clés. On parle de référentiel de compétences.
- Imaginer les besoins de demain. Nouveau logiciel, automatisation, évolution réglementaire, départs prévisibles : quels métiers vont grossir, se transformer ou diminuer ?
- Mesurer l’écart. Entre ce que vous avez et ce dont vous aurez besoin, quelles compétences manquent, lesquelles sont en excès ?
- Décider et suivre un plan d’action. Formation, mobilité interne, recrutement, transmission des savoirs. Puis on revient chaque année voir si le plan tient.
Mon conseil : commencez par un seul périmètre, par exemple les métiers les plus exposés, plutôt que de vouloir cartographier toute l’entreprise du premier coup.
Ce que le SIRH apporte à la GPEC
Beaucoup de GPEC s’arrêtent parce que les données sont dispersées : un tableur pour les compétences, un autre pour les formations, un dossier papier pour les entretiens. Un SIRH bien paramétré apporte trois choses :
- Une source unique : emplois, compétences, formations suivies et souhaits de mobilité au même endroit, rattachés à chaque salarié.
- Des vues d’ensemble : repérer en quelques clics les compétences rares ou concentrées sur une seule personne.
- Un suivi dans le temps : les entretiens et les plans de formation alimentent la cartographie, qui ne reste pas figée.
Mais attention : l’outil ne remplace pas la réflexion. Si le référentiel de compétences n’est pas pensé en amont, le SIRH ne fera que ranger du désordre. C’est un sujet à traiter dès le cadrage, en lien avec votre cahier des charges SIRH.
Le retour terrain de Pierre
Sur un projet dans une ETI industrielle, l’équipe avait créé près de deux cents compétences dans le SIRH avant même de savoir à quoi elles serviraient. Résultat : personne ne les renseignait et l’outil restait vide. Nous sommes repartis de trois questions concrètes que la direction se posait, puis nous n’avons gardé que les compétences nécessaires pour y répondre. Mieux vaut un référentiel court que les managers utilisent qu’un référentiel exhaustif que personne n’ouvre.
Les erreurs fréquentes
- Lancer la GPEC comme un exercice réglementaire : un document produit pour être archivé ne change rien. Reliez-la à des décisions réelles (formation, recrutement, succession).
- Oublier les managers : ce sont eux qui connaissent les compétences. Sans eux, la cartographie est théorique.
- Trop de détail dès le départ : un référentiel de plusieurs centaines de compétences devient impossible à maintenir.
- Négliger les données personnelles : des informations sur les compétences et les souhaits des salariés relèvent du RGPD (Règlement Général sur la Protection des Données). Limitez-vous à ce qui est utile et informez les personnes.
Questions fréquentes
Quelle est la différence entre GPEC et GEPP ?
Aucune différence de fond pour la pratique : GEPP est l’appellation retenue par le Code du travail depuis 2017, GPEC reste le sigle d’usage.
Une petite entreprise doit-elle faire une GPEC ?
Pas d’obligation légale sous le seuil de 300 salariés, mais une version allégée (métiers clés, départs prévisibles, besoins de formation) est très utile.
Faut-il un logiciel pour faire de la GPEC ?
Pas au départ : un tableur bien tenu suffit pour une première version. Le logiciel devient pertinent quand les volumes ou le suivi dans le temps dépassent ce que vous pouvez gérer à la main.
En résumé
La GPEC, c’est anticiper les compétences dont vous aurez besoin et préparer vos équipes à temps. Partez d’un périmètre restreint, impliquez les managers et ne sollicitez le SIRH qu’une fois la démarche posée. Pour replacer ce sujet dans un projet d’outillage, lisez le guide du projet SIRH et la page sur le Core RH, qui donne le socle de données sur lequel la GPEC s’appuie. Un projet en vue ? Écrivez-moi, on regarde ensemble par où commencer.